Planificar una ruta de ventas puede ser complicado debido a la cantidad de factores involucrados. En wecon, llevamos más de 30 años digitalizando procesos comerciales, y sabemos que la planificación de rutas es uno de los puntos más importantes para ejecutar correctamente la estrategia comercial.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre planificar con papel y lápiz versus hacerlo con herramientas tecnológicas? Llevar a cabo procesos de forma manual no solo es más lento e impreciso, sino que también aumenta el riesgo de errores humanos. La tecnología nos ayuda a disminuir el margen de error y a obtener una mayor precisión y eficiencia en el uso de los recursos.

Una buena planificación de rutas de venta significa una mejor gestión de los recursos, lo que se traduce en mayores beneficios para la empresa. Al planificar las rutas de venta, el equipo de ventas sabe exactamente qué clientes deben visitar, qué productos deben ofrecer y qué inventario deben llevar en cada unidad. En algunos casos, incluso pueden realizar tareas de cobranza con los clientes, lo que mejora la recuperación de cartera.

L​​a tecnología se ha convertido en una herramienta fundamental para cualquier empresa que busque tener éxito en el mercado. En el caso de la estrategia comercial de rutas de venta, existen varios puntos clave en los que la tecnología puede ayudar significativamente:

1. Prepararte para incidencias: La tecnología puede ayudarte a anticiparte a posibles problemas en tus rutas de venta. Por ejemplo, puedes usar sistemas de seguimiento de vehículos para saber la ubicación exacta de tus vendedores en tiempo real. Así, si un vendedor tiene una incidencia en su ruta (como un retraso o una avería), podrás tomar medidas inmediatas para minimizar los efectos en tu estrategia comercial.

2. Estar listo para cambios en la demanda de productos: La tecnología también puede ayudarte a adaptarte rápidamente a cambios en la demanda de tus productos. Por ejemplo, puedes utilizar software de análisis de datos para identificar tendencias en las ventas y ajustar tus rutas de venta en consecuencia. De esta forma, podrás asegurarte de que tus vendedores estén visitando a los clientes adecuados y ofreciendo los productos que realmente necesitan.

3. Una rápida respuesta a lo que tus clientes pueden solicitarte: La tecnología también te permite estar en contacto constante con tus clientes y responder rápidamente a sus necesidades. Por ejemplo, puedes utilizar aplicaciones de mensajería instantánea para comunicarte con tus clientes y tomar pedidos en tiempo real. Así, podrás mejorar la satisfacción del cliente y aumentar las ventas.

Al planificar tus rutas de venta, también hay varios aspectos en los que la tecnología puede ayudar:

1. Tu equipo de ventas sabe exactamente a qué clientes debe visitar: Puedes utilizar software de gestión de clientes para tener una base de datos actualizada de tus clientes y asignar las visitas de tus vendedores en consecuencia. De esta forma, podrás maximizar la eficiencia de tus rutas de venta.

    

2. Los vendedores conocen qué productos deben de colocar con cada cliente: Utilizando sistemas de gestión de inventario y seguimiento de ventas, tus vendedores podrán saber qué productos son los más populares en cada cliente y ofrecerlos de manera proactiva. Esto puede aumentar significativamente las ventas y mejorar la satisfacción del cliente.

    

3. Conoce en su totalidad el inventario que llevan a bordo de cada unidad: Puedes utilizar sistemas de gestión de inventario para asegurarte de que tus vendedores siempre tengan suficientes productos en stock para satisfacer la demanda de tus clientes. Además, esto te permitirá tener un control total sobre tus inventarios y evitar pérdidas por desvío o robo.

    

4. En algunos casos, hasta tu vendedor puede hacer labores de cobranza con el cliente (lo que mejora tu recuperación de cartera).

¿Estás listo para dar el primer paso en planificar rutas de venta? Te contamos cómo hacerlo:

Antes de comenzar a planificar, ¿cuál es tu modelo de negocio?

1. Es importante que determines cómo vendes tus productos a tus clientes. ¿Cuentas con preventistas que levantan los pedidos y cobran? ¿Repartes lo que un preventista o un centro de contacto levantó como pedido previo? Algunas empresas combinan estas formas de trabajo.

En esta ocasión, nos centraremos en el modelo de PREVENTA y REPARTO.

Una vez que sepas cómo te comunicas con el cliente y comprendes sus necesidades, planificar una ruta de ventas será más fácil.

Como mencionamos anteriormente, el modelo de PREVENTA-REPARTO tiene la ventaja de que no se traslada producto a un cliente sin haber recibido previamente un pedido de un preventista (o un centro de contacto). Este modelo es más común de lo que imaginas y ayuda a empresas refresqueras (por ejemplo) a optimizar sus traslados de mercancía a través de la ciudad.

3. Ya tienes los pedidos… ¡Es hora de gestionarlos!

Antes: se recibían tickets en papel para que un capturista los ingresara a Excel y comenzará a planificar los pedidos a entregar.

Ahora: la tecnología permite agendar la entrega de productos automáticamente con unos pocos clics. Equipando a tu equipo de preventa con dispositivos portátiles, pueden capturar en el momento todo el pedido de sus clientes e incluso cobrar en el lugar. Route +, por ejemplo, concentra todos estos pedidos para comenzar a asignarlos a tu equipo de reparto de forma automática.

4. Una vez que se han ordenado los pedidos, ¿cuáles son tus recursos para entregarlos? (repartidores, vehículos de transporte, etc.)

Este proceso estratégico puede llevarte algunas horas si lo haces a mano, o segundos aplicando la tecnología. Cuando identificas factores como la cantidad de personal para reparto, el peso y dimensiones de tu vehículo, la capacidad de combustible y la familiaridad con las rutas (qué tan familiarizados están con la ruta que se les asigna), es muy sencillo establecer:

• Horarios de entrega.
• Frecuencia de entrega del producto.
• Capacidad de carga en cada vehículo.
• Tiempos de operación.

Conocer estos factores es clave  para evitar el pago de sobresueldos (porque tu equipo tarda más en entregar el producto) o el gasto excesivo en costos de mantenimiento de tus vehículos.

5. Ruteo Dinámico: ¿Cómo elegir por dónde empezar la entrega?

Después de organizar los pedidos y cargar los vehículos con el inventario necesario, es importante considerar los siguientes criterios para elegir el orden de entrega:

• Ventanas de tiempo: Asegurarse de que el cliente esté disponible en el horario de entrega para evitar retrasos y garantizar la satisfacción del cliente.
• Cantidades: Preparar la cantidad suficiente de producto y planear basado en las últimas compras de los clientes para evitar negar ventas y reducir la merma económica.
• Frecuencia: Considerar el acceso a la zona del cliente y posibles obstrucciones para ajustar la frecuencia de visita y evitar problemas de tráfico.
• Distancias: Definir el tiempo y costo de combustible necesario para atender a cada cliente.
• Geocercas: Limitar la zona en la que los vendedores pueden desplazarse para evitar el mal uso de los vehículos.

6. Aseguramiento de visitas

A través de tecnología GPS, NFC o código de barras, se puede asegurar que los vendedores visiten en tiempo y forma la totalidad de las rutas de venta o reparto, mejorando los resultados de venta y atendiendo a clientes que han sido mal atendidos.

7. Control de la liquidación del día

Para una mejor organización del regreso del equipo, es importante considerar la revisión de inventario, cobranza, kilometraje y cualquier incidencia. Una solución tecnológica puede reducir el tiempo promedio por ruta de 30 a 5 minutos.

8. Análisis y ajustes

Es importante tener en cuenta que estos son pasos básicos y que se debe tener una cultura de ajuste y modificación del proceso comercial para mejorar continuamente.

La implementación de tecnología en el proceso de ruteo y reparto puede mejorar significativamente la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. En este sentido, Route+ es una solución completa que te permite gestionar tus rutas de reparto de manera efectiva, optimizando tiempos, reduciendo costos y mejorando la experiencia de tus clientes. Si estás interesado en conocer más sobre nuestra solución y cómo puede ayudarte en tu negocio, no dudes en contactarnos. 

Estamos seguros de que juntos podemos llevar tu empresa al siguiente nivel.